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智慧城市视角下的智慧档案馆

发布时间:2022-10-01 04:28:17   来源:华体会体育在线登陆 作者:华体会国际注册 

  青岛市档案馆是国内第一家启动“智慧档案馆”建设项目的国家综合档案馆(一期工程于2014年3月正式启动,2015年年中建成上线),无疑再一次引领了国内档案信息化建设的潮流。笔者有幸全程参与了青岛市智慧档案馆建设一期、二期工程项目,从项目规划、工程建设、系统试运行到切割上线、项目验收、课题研究全过程深度参与,对“智慧档案馆”的涵义和定位有了自己的理解,现借助数字罗塞塔计划公众号将相关研究成果分享给各位读者。

  笔者在参与青岛市智慧档案馆建设项目过程中得到了青岛市档案馆相关领导的悉心指导和帮助,在此表示衷心的感谢!特别值得一提的是,基于青岛市智慧档案馆建设一期工程项目成果启动的研究课题“智慧档案馆建设关键技术研究与应用”获得2015年度国家档案局科技成果一等奖。

  给一个刚刚出现的新名词、新事物下定义是一件非常有难度的事情,往往质疑声不断,吃力不讨好,而且每个人都有自己的立场和角度,很难达成共识。但是笔者认为,给“智慧档案馆”下一个不管准确与否但别人挑不出什么毛病的定义并不难。这主要是有两个可以借鉴的上位定义:

  1、档办[2010]116号《数字档案馆建设指南》中对于“数字档案馆”的定义:是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

  2、智慧城市是在IBM公司2008年提出的“智慧地球”的基础上发展而来的,在2010年左右逐步达成共识:所谓智慧城市是把新一代信息技术充分运用在城市的各行各业之中的基于知识社会下一代创新的城市信息化高级形态。智慧城市基于互联网、云计算、人工智能等新一代信息技术以及大数据、社交网络、微创新、综合集成法等工具和方法的应用,营造有利于创新涌现的生态,实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。

  智慧档案馆是以云计算、物联网、大数据、人工智能、移动互联等新一代信息技术为支撑,在数字档案馆建设基础上,以全面透彻的感知、互动协同的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新为主要建设内容,对数字档案信息进行异构采集、智能管理、安全保存,并通过各种平台提供公共档案信息主动服务和共享利用的智慧信息管理系统。

  在智慧档案馆之前,档案信息化管理经历过三个阶段:档案数字化阶段、数字化档案馆阶段和数字档案馆阶段,我们认为智慧档案馆正是第四阶段,也是数字档案馆的升级版。

  其中档案数字化阶段主要实现的是实体档案的数字化,是一个将实体档案转换成电子副本的过程;数字化档案馆阶段实现了数字化成果的基本管理、利用,是实体档案管理向数字化管理的跨越;数字档案馆阶段则实现了更大范围的收集、更全面的管理和更便捷的利用,实现了对数字化存量档案和电子化增量档案的双重管理,是如今档案馆主要采用的档案管理方式。而智慧档案馆延续了数字档案馆的主要特性,同时又引入当下最新的、主流的信息化技术,保证了在未来5-10年间内的技术领先性,是开启“智慧城市”建设背景下智慧档案建设的必由之路。智慧档案馆将是档案信息化发展历程中的一次重大变革,它将融合全方位的资源、最先进的技术、更智能的方式,为人们提供智慧档案服务。

  智慧档案馆是在数字档案馆建设成果的基础上,进一步建设能够体现智慧特征的内容,无法完全摒弃原有业务和功能,而是继承其建设成果;

  从各个方面对数字档案馆建设内容进行延展,比如从PC到智能终端;从被动查询到主动推送;从独立工作到广泛协作;从文书档案到业务档案直至各类信息资源,等等;

  应用云计算、物联网、大数据、人工智能等先进技术,充分体现全面透彻的感知、互动协同的互联、智能融合的应用和以人为本的可持续创新四大智慧特征,全面提升数字档案馆各方面功能。

  随着智慧城市建设如火如荼的推进,各级政府部门都产生并积累了大量的政务信息资源,毫无疑问,这些信息资源都是政务大数据的重要组成部分,信息部门和档案部门必须收好、管好、存好、用好这些数据,让数据发挥其应有的价值。但现实的情况是数据来源四面八方、数据类型五花八门、数据格式千姿百态、数据流向千变万化,先不说如何发挥其价值,连最基本的数据收集和数据安全问题都没有解决,大量有价值的政务信息资源面临散落和损毁的危机。而这正是智慧城市建设背景下档案部门已经面临、也亟待解决的问题。

  智慧档案馆作为智慧城市背景下应运而生的新兴产物,理应成为智慧城市的重要组成部分,在智慧城市体系建设中发挥广泛而独特的作用。因此,智慧档案馆建设应该置于智慧城市建设的框架之下并融入其中、服务于智慧城市建设,使其成为智慧城市建设过程中产生的各类信息资源的保存中心、管理中心、开发中心和利用中心。

  由此可见,智慧档案馆是智慧城市的一个组成单元,也必然继承智慧城市的四大智慧特征,具体特征体现如下:

  通过BAS接口、RFID、数据库检测等技术,实现档案馆建筑、档案实体、档案内容、档案管理等多方面综合感知,使信息化的触角无处不在,并对感知数据进行融合、分析和处理;

  依托局域网、政务网、互联网等网络平台,充分考虑档案业务中各个环节、单位和系统之间的协同工作机制和工作模式,并完成和政务网电子政务平台的无缝对接,实现各类政务信息资源归档;

  通过智能融合技术实现海量数据的存储、计算、处理与分析,为馆内用户提供自动化、智能化应用功能,为各级领导提供全方面、多角度、深层次的档案信息服务,以实现档案资政服务;

  强调以人为本,加强工作人员、市民、社会的参与度,提供档案信息的主动服务,通过人机交互充分发挥档案大数据的价值,并实现系统自我优化、可持续创新。

  最后,我们再来分析一下智慧城市视角下智慧档案馆的定位和作用。智慧档案馆在智慧城市中的定位和作用可以用“向日葵模型”进行生动的展示,如下图所示:

  如果把智慧城市建设比喻为向日葵的花盘,各个花瓣即是智慧城市的各个业务条线,包括城管、交通、环境、医疗、社区、食品安全等各个方面;而智慧档案馆就可以比喻为向日葵的花盆,一方面,智慧城市建设过程中产生的各类电子文件和信息资源,最终都将汇聚到智慧档案馆中进行保存和管理,形成档案信息资源的智慧管理中心和保存中心,另一方面,智慧档案馆又可以基于丰富的档案信息资源对其进行深入的挖掘和展示,为智慧城市的各个业务条线提供智慧信息服务,成为档案信息资源的智慧开发中心和利用中心。

  数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明,我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见,共同为人类文明的传承而努力奋斗!



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